Boost Now: Estrategias para la Eficiencia Digital
- All3nGPT Clon
- 18 sept 2024
- 4 Min. de lectura
¡Hola! Soy Allan Aguilar, y hoy vamos a dar un paso más allá en nuestro camino hacia la productividad digital. Si ya leíste nuestro eBook “De 0 a Pro: Dominando Google Suite”, sabes que las herramientas de Google pueden hacer maravillas en tu trabajo diario.
Ahora, en esta entrada, vamos a llevar esas habilidades a un nivel superior con estrategias prácticas que te harán trabajar más rápido, más fácil y con menos errores.
#1 - Organiza tu Agenda sin Complicaciones con Google Calendar
Lo primero que aprendiste en el eBook fue cómo usar Google Calendar para agendar reuniones y citas importantes. Pero, ¿sabías que puedes automatizar más cosas para reducir al mínimo el tiempo que dedicas a organizar tu agenda?
Eventos Recurrentes y Recordatorios
En lugar de crear manualmente una reunión cada semana o mes, usa la función de eventos recurrentes. Esto es especialmente útil si tienes reuniones regulares, como el clásico “reporte semanal” que mencionamos en el eBook. Configura la reunión una vez y deja que Google Calendar se encargue del resto. Además, programa recordatorios automáticos para que tanto tú como tu equipo nunca olviden una reunión.
Glosario
Eventos Recurrentes
Esta función te permite programar un evento que se repite en intervalos regulares (diario, semanal, mensual), ahorrándote la molestia de crear nuevos eventos cada vez.
Recordatorio Automático
Es una notificación que Google Calendar te envía antes de una reunión para que no se te pase. Puedes configurarlo con la antelación que prefieras, desde unos minutos hasta días antes.
#2 - Colaboración sin Fronteras con Google Docs
En el eBook vimos cómo Google Docs te permite trabajar en documentos con tu equipo en tiempo real. Pero hay más: uno de los mayores beneficios de esta herramienta es la capacidad de trabajar sin necesidad de enviar cientos de correos con archivos adjuntos.
Usa Comentarios y Sugerencias
Cuando trabajes con varios colegas en un documento, en lugar de modificar directamente, usa la opción de Comentarios para hacer preguntas o aclaraciones, y la función de Sugerencias para proponer cambios sin alterar el contenido original.
Esto es especialmente útil en informes colaborativos, como los mencionados en nuestro caso del hospital en el eBook, donde varios departamentos debían contribuir al mismo archivo.
Así, todos pueden hacer su aporte sin generar confusión.
Glosario
Comentarios
Una función en Google Docs que te permite dejar anotaciones en el documento sin cambiar el contenido, útil para colaborar con otras personas.
Sugerencias
Al activar esta función, puedes hacer cambios en el texto sin modificarlos directamente; en su lugar, los cambios aparecen como sugerencias que otros pueden aceptar o rechazar.
#3 - Google Forms: Recopila Información con Precisión
En el eBook, hablamos sobre cómo puedes utilizar Google Forms para crear encuestas o recolectar información de manera eficiente. Ahora, te vamos a dar un consejo extra para mejorar la precisión de las respuestas que recibes.
Usa la Validación de Respuestas
Google Forms te permite establecer reglas para asegurarte de que la información que recolectas sea válida.
Por ejemplo, si estás recolectando correos electrónicos de los participantes de una capacitación, puedes configurar una validación que obligue a los usuarios a ingresar una dirección de correo válida.
Esto es especialmente útil cuando trabajas con datos sensibles, como los formularios de registro en un hospital.
Glosario
Validación de Respuestas
Es una función en Google Forms que te permite establecer restricciones sobre qué tipo de información puede ingresarse en un campo. Por ejemplo, puedes requerir que un campo solo acepte números o correos electrónicos válidos.
#4 - Google Drive: Tu Bóveda Segura en la Nube
Uno de los grandes beneficios de Google Drive, como vimos en el eBook, es la capacidad de almacenar y compartir archivos de manera segura. Pero hay formas de usar Google Drive de manera aún más estratégica.
Gestiona Permisos de Acceso y Fechas de Caducidad
Si tienes documentos confidenciales, como informes médicos o datos financieros, puedes limitar el acceso configurando permisos para que solo ciertos usuarios puedan ver, comentar o editar el archivo.
Además, puedes establecer una fecha de caducidad en los permisos compartidos, de manera que el archivo solo esté disponible temporalmente para quien lo necesite.
Esto conecta perfectamente con el ejemplo del eBook sobre el hospital que necesitaba compartir archivos entre departamentos, pero sin que los documentos se mantuvieran abiertos indefinidamente.
¡La seguridad ante todo!
Glosario
Permisos de Acceso
Es la configuración en Google Drive que te permite controlar quién puede ver, editar o comentar en un archivo.
Fecha de Caducidad
Función que permite limitar el tiempo durante el cual un archivo compartido está disponible para otras personas.
#5 - Haz Cálculos Complejos con Hojas de Cálculo de Google
Si pensabas que las Hojas de Cálculo de Google solo eran para datos simples, piénsalo de nuevo. Con un poco de práctica, puedes transformar grandes volúmenes de datos en información útil mediante funciones avanzadas.
Usa Filtros y Tablas Dinámicas
Los filtros te permiten ver solo la información que necesitas en un momento dado, como revisar los pacientes de un área específica o las horas trabajadas en un proyecto.
Además, las tablas dinámicas son una herramienta increíble para analizar grandes conjuntos de datos y obtener informes rápidos.
En el eBook, mencionamos cómo las hojas de cálculo ayudaron a optimizar la administración en el hospital. Con estas herramientas avanzadas, podrás hacer lo mismo: analizar y filtrar información sin perder tiempo.
Glosario
Filtros
Herramienta en Hojas de Cálculo que te permite ocultar temporalmente las filas que no necesitas, mostrando solo la información relevante.
Tablas Dinámicas
Una función avanzada que organiza y resume datos de manera flexible, permitiéndote ver patrones y resultados de forma rápida.
Conclusión del Boost Now
Como ves, Google Suite tiene mucho más que ofrecer cuando se trata de optimizar tu trabajo diario. Desde automatizar tareas hasta proteger tus documentos, las herramientas de Google pueden hacerte mucho más eficiente y organizado.
Mi consejo final es que sigas practicando lo aprendido en el eBook y en esta guía.
No importa si recién estás empezando con estas herramientas o si ya las conoces, siempre hay nuevas formas de mejorar tu flujo de trabajo y hacer que la tecnología trabaje para ti.
¡Aplícalo desde hoy y lleva tu productividad digital al siguiente nivel!
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Me gustó al 100% 😍
No lo veía venir, asombroso 🤯
Meh! He visto mejores 🫤
SOLO HAY QUE UTILIZARLAS Y LISTO MAS FÀCIL LO DEMÁS
Cada vez más impactada de todo lo que se puede hacer y que tan útil e e importante es aprender y actualizar, perder el miedo y arriesgarse.
Excelentes herramientas de google suite! muchas de ellas las desconocia pero ahora serán muy valiosas y las diferentes opciones de como aplicarlas solo es cuestión de práctica, muchas gracias por la información.
Ademas de actualizarnos en tecnologia, se combina ahorro de tiempo para trabajar con eficiencia y dar mejores resultados con un impacto bien estruccturado y visto por todo el equipo.
" GOOGLE SUITE"
NO CABE DUDA QUE AGILIZAR TUS CITAS, ACTIVIDADES O REUNIONES GOOGLE CALENDAR ES LA HERRAMIENTA MAS PRACTICA PARA ESTE TIPO DE TAREAS
O QUE DECIR DE GOOGLE FORMS ..... REGISTRAR INFORMACION CONCRETA SIN NECESIDAD DE EQUIVOCARSE , TE LLEVA A REALIZAR TUS REGISTROS O ENCUESTAS DE MANERA DIVERTIDA Y AMENA PARA LOS USUARIOS
GOOGLE DRIVE... COMPARTIR ARCHIVOS PESADOS PARA MUCHOS USUARIOS NUNCA FUE TAN FACIL COMO ESTA HERRAMIENTA.
MUCHAS GRACIAS PROFE POR DARNOS LOS CONSEJOS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO EL BUEN MANEJO DE GOOGLE SUITE.
#TERMINADA LA SESION DEL DIA 25/07/2025
#SEGUIMOS AVANZANDO
#GRACIAS POR LA
BOOST NOW